Para agentes, agencias y personas
Manejar información personal un martes cualquiera
Las fallas de privacidad rara vez se ven dramáticas. Se ven como una pantalla abierta, un mensaje de texto o un archivo enviado a la dirección equivocada.
Los momentos cotidianos que importan
¿Qué información merece más cuidado?
Todo lo que identifique a una persona o describa su salud. Nombres con fechas de nacimiento, identificadores oficiales y cualquier dato sobre una condición o un medicamento nunca deben estar en canales informales.
¿Puedo enviar mensajes de texto a un cliente sobre su cobertura?
Limita los mensajes a la logística: horarios, confirmaciones, una petición de llamar. Los detalles de salud, los identificadores o los datos del plan pertenecen a un lugar protegido, porque un teléfono lo lee quien lo tenga en la mano.
¿Y trabajar desde casa o en una cafetería?
Supón que la pantalla se ve y la llamada se escucha, porque normalmente así es. Una pantalla bloqueada, unos audífonos y el hábito de no decir identificadores en voz alta cubren la mayor parte del riesgo.
¿Cuánto debo recopilar de entrada?
Lo mínimo que te permita hacer el trabajo. La información que nunca recopilaste no puede exponerse, y los clientes rara vez se oponen a que les pidas menos.
Si algo sale mal
¿Qué hago con un mensaje enviado por error?
Repórtalo el mismo día por el canal que exijan tu agencia y tus aseguradoras, y anota qué se envió y a quién. La rapidez limita el daño; el silencio lo multiplica.
¿Debo avisar al cliente?
Sigue el proceso que definan tu agencia y las reglas aplicables, y no retrases la conversación por vergüenza. Los clientes perdonan mucho más fácilmente un error atendido que uno ocultado.
Trabaja con Safeguard and Associates
Comparte solo información general en una consulta. Nunca incluyas detalles de salud, números de Seguro Social ni números de póliza.
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